| The way RAM issues are currently addressed in the United Nations entities is a striking example of a lack of a corporate multidisciplinary approach: | То, как вопросы ВДА в настоящее время рассматриваются в организациях и структурах Организации Объединенных Наций, является ярким примером отсутствия многодисциплинарного подхода в Организации: |
| Until recently, the three have not been easily reconciled and, as a consequence, RAM professionals, IT specialists and knowledge management officers rarely work hand-in-hand to build corporate projects using their respective professional strengths in synergy and with equal authority. | До недавнего времени три этих области было трудно совместить, поэтому специалисты в области ВДА, ИТ и сотрудники отделений по управлению знаниями редко работали вместе над проектами внутри Организации, используя свои профессиональные сильные стороны в ходе взаимодействия и имея равный статус; |
| Often the RAM unit deals with the physical records and the IT departments assume responsibility for digital records, in particular for content and document management processes, with little, but growing, attention to RM principles in back-up strategies. | часто подразделение ВДА работает с печатными документами, а департаменты ИТ берут на себя ответственность за цифровые документы, в том числе за контент и процессы обработки документации, уделяя мало, но с течением времени все больше внимания принципам ведения документации в стратегиях резервного копирования. |
| Although easy and quick retrieval should be one of the main benefits of a RAM programme, the following examples demonstrate the practical difficulties and the risks generated by the absence of dynamic management, even though all users do not perceive these difficulties: | Несмотря на то, что легкий и быстрый поиск документов должен составлять одно из основных преимуществ программы ВДА, следующие примеры наглядно демонстрируют практические сложности и риски, возникающие в связи с отсутствием динамичного управления, даже если не все пользователи сталкиваются с такими сложностями: |
| The General Assembly and the governing bodies of the United Nations entities covered by this report should request the Secretary-General and the respective executive heads to present a corporate or joint project proposal to enhance RAM in a consistent way within their respective entities. [RECTO] | Генеральной Ассамблее и руководящим органам организаций и структур Организации Объединенных Наций, охваченных настоящим докладом, следует просить Генерального секретаря и соответствующих исполнительных глав представить предложение по общеорганизационному или совместному проекту, направленному на последовательное совершенствование ВДА в их соответствующих организациях и структурах. |
| Project governance at an appropriate level to provide overall vision, responsibility and authority on the various components of information management and to ensure a multidisciplinary approach (RAM, knowledge management and ICT) to mobilize different sets of expertise in a synergistic way. | достаточно высокий уровень руководства проектом, позволяющий обеспечить стратегическое видение и надлежащий уровень ответственности и полномочий в отношении различных компонентов деятельности по управлению информацией, а также многодисциплинарный подход (ВДА, управление знаниями и ИКТ), необходимый для мобилизации и согласования усилий специалистов различного профиля; |
| Face-to-face and video interviews with selected records producers and users (managers and staff of substantive and support departments), information technology officers, designated RAM focal points for organizational units and consultants, among others, to discuss their practices. | личных бесед и видеоконференций с отдельными составителями и пользователями документов (руководящими сотрудниками и сотрудниками основных и вспомогательных департаментов), сотрудниками, занимающимися информационно-техническими вопросами, лицами, отвечающими за координацию ВДА, консультантами и т.д. в целях ознакомления с практикой их работы. |
| The diversity of the entities and their respective situations: at present, RAM practices are extremely diverse and fragmented in the United Nations Secretariat and in its related entities, sometimes within a given office, department or programme and, a fortiori, at their different locations. | многообразие организаций, структур и конкретных ситуаций: в настоящее время практика ВДА в Секретариате Организации Объединенных Наций и связанных с ним структурах носит чрезвычайно разрозненный характер, причем даже в рамках одних и тех же управлений, департаментов или программ, не говоря уже о разных местах базирования. |
| RAM functions and responsibilities are exercised by the Bureau of Management and the Bureau for Development Policy for the policy aspects; by the Administrative Services Division for document management operations at headquarters and by the Office of Information Systems and Technology for electronic systems related to document management. | Функции и обязанности по ВДА выполняют: Бюро по вопросам управления и Бюро по политике в области развития в отношении стратегических аспектов; Отдел административного обслуживания в отношении операций по ведению документации в штаб-квартире и Управление информационных систем и технологий в отношении электронных систем, связанных с документооборотом |
| A. Benefits of enhanced RAM practices | А. Преимущества усовершенствования практики ВДА |
| No promulgated corporate policy for RAM | Нет опубликованных общеорганизационных норм ВДА |
| RAM principles promulgated by one division | Принципы ВДА, распространенные одним отделом |
| No dedicated structure for RAM in the entity | В организации/структуре отсутствует специальная система ВДА |
| Participation in the JIU survey on RAM practices | Участие в обследовании ОИГ практики ВДА |
| The RMO also prepared training materials and conducted briefings to raise awareness on RAM issues. | Сотрудник по ведению документации также занимался подготовкой обучающих материалов и проведением брифингов для повышения информированности о вопросах ВДА. |
| The RMO also prepared a comprehensive project paper drawing the attention of the Senior Management Team to RAM issues. | Сотрудник по ведению документации также подготовил комплексный документ по проекту для привлечения внимания Группы старших руководителей к вопросам ВДА. |
| For its RAM project, DESA selected its consultant in consultation with ARMS, which is a good practice. | Для осуществления проекта по ВДА ДЭВС выбрал по согласованию со СВАД консультанта, что является положительным примером. |
| RAM project at early stage | Проект по ВДА находится на начальном этапе |
| However, the current RAM arrangements remain characterized by fragmented approaches and the inconsistent implementation of largely unknown policy principles. | Тем не менее можно смело говорить о том, что нынешние системы ВДА по-прежнему характеризуются фрагментированностью подходов и непоследовательным применением нормативных требований, о которых мало кому известно. |
| In the vast majority of cases, staff members as part of their broader functions, undertake RAM functions with limited time devoted to RAM, especially in demanding environments such as field offices. | В большинстве случаев сотрудники занимаются исполнением функций ВДА в качестве дополнительной нагрузки, при этом уделяя ограниченное количество времени ВДА, что особенно характерно для работы в более сложных условиях в отделениях на местах. |
| The recruitment of a Records Management Officer (RMO at P-3 level) had a positive impact on RAM practices at various levels of the entity. | Введение должности сотрудника по ведению документации (уровень С-З) благотворно повлияло на практику ВДА на различных уровнях Управления. |
| Among the United Nations departments, DPKO and DFS appear to be the precursors for the establishment of a department-wide RAM programme. | Среди всех департаментов Организации Объединенных Наций ДОПМ и ДПП являются предвестниками внедрения программы ВДА во всех остальных департаментах. |
| Consistent entity-wide RAM programme (classification/retention principles, transfer, non-permanent records destroyed after designated retention period) | Последовательная общеорганизационная программа ВДА (принципы классификации/хранения, передача, документы, не имеющие постоянной ценности, уничтожаются по истечении установленных сроков хранения) |
| RAM supports knowledge management and knowledge-sharing within an institution by ensuring that expert-based substantive content is retained and made accessible to different parts of the institution. | В рамках той или иной конкретной организации ВДА обеспечивает возможности и условия для управления и обмена знаниями, поскольку позволяет сохранить основной контент, построенный на экспертных знаниях, и обеспечить его доступность для различных структурных подразделений. |
| There is no vision statement recognizing the importance of RAM and its benefits for the efficiency of the organization, its staff and stakeholders. | Отсутствует концепция, в рамках которой признавалась бы важность ВДА и определялись те преимущества, которые сулит Организации, ее сотрудникам и другим заинтересованным сторонам повышение эффективности данного вида деятельности. |