| However, the avenues they open for future work of the United Nations reinforce, in the view of the Inspector, the need for proper RAM policies and practices. | Однако возможности, которые они открывают для будущей деятельности Организации Объединенных Наций, лишь подчеркивают, по мнению Инспектора, необходимость рационализации политики и практики в области ВДА. |
| The transfer of records to RAM units often happens for reasons such as office relocation, lack of space, change of managers rather than as a managed routine practice aimed at applying and benefiting from corporate principles. | Передача документов в подразделения, занимающиеся ВДА, зачастую происходит не в порядке обычной практики, связанной с применением общеорганизационных принципов, а по таким причинам, как переезд, нехватка служебных помещений, изменения в руководстве и т.д. |
| It is among the few committees reporting directly to the highest governing body of the Organization (North Atlantic Council) and seems to satisfy the needs of the 28 member States and the in-house RAM team. | Это один из немногих комитетов, который подчиняется непосредственно высшему руководящему органу Организации (Североатлантический совет), и, по всей видимости, ему удается отвечать требованиям 28 государств-членов и штатных сотрудников, занимающихся ВДА. |
| Even if grade is not a substitute for authority, this may undermine the work of the RAM teams in the eyes of their colleagues in middle-level management of substantive and IT branches whose full cooperation is required to have RAM policies implemented. | Хотя уровень должности и не подменяет авторитет, это может привести к снижению значимости работы сотрудников, занимающихся ВДА, в глазах их коллег, руководителей среднего звена, работающих в основных и ИТ секторах, чье всестороннее содействие необходимо для осуществления принципов ВДА. |
| A positive development would be for RAM units and oversight services to collaborate to produce a common RAM risk management tool that could be used for audits and for other routine assessments. | Позитивным моментом могло бы стать сотрудничество между подразделениями ВДА и надзорными службами, направленное на создание общего инструмента управления рисками, который мог бы использоваться для проведения ревизий и других стандартных оценок. |
| Regional or country offices often lack the minimum capacity to conduct adequate practice or, as mentioned in a number of internal assessments, have demonstrated limited interest in RAM in comparison with other (legitimate) preoccupations. | Региональным и страновым учреждениям часто не хватает минимальных возможностей для ведения деятельности на соответствующем уровне, или, как отмечалось в ряде документов по внутренней оценке, они проявляют ограниченный интерес к ВДА по сравнению с другими вопросами, вызывающими (по праву) озабоченность. |
| Over the years, the section's recommendations have repeatedly flagged a number of key points that should be considered by United Nations entities to enhance RAM practices in line with the example set by other international organizations, which have achieved some success. | За годы существования Секции в ее рекомендациях отмечался ряд ключевых моментов, которые должны быть рассмотрены организациями и структурами Организации Объединенных Наций для усовершенствования практик в области ВДА в соответствии с примером других международных организаций, которым удалось добиться определенного успеха. |
| In the view of the Inspector, at this crucial time there can only be a benefit in creating a structured and formal network of professionals responsible for RAM in the different parts of the United Nations system to promote a common approach and ensure alignment with those strategies. | С точки зрения Инспектора, в этот важнейший период создание структурированной и официальной сети профессионалов, ответственных за ВДА в различных структурах системы Организации Объединенных Наций, в целях продвижения общего подхода и обеспечения осуществления этих стратегий может принести только пользу. |
| Until 2011, OHCHR relied entirely on the UNOG Library Institutional Memory Section for RAM services until professional expertise was recruited in the General Administrative Services Section of OHCHR. | До 2011 года, когда на работу в Секцию общего административного обслуживания УВКПЧ поступили профессиональные сотрудники, все обязанности по ВДА в УВКПЧ полностью исполняла Секция институциональной памяти Библиотеки ЮНОГ. |
| This raises the question of the net return on savings made by the suppression of a professionally competent dedicated RAM unit when compared with the costs incurred owing to medium-term and long-term risks generated by the absence of such a unit. | В связи с этим возникает вопрос о соотношении чистой выгоды от экономии средств, достигнутой путем сокращения специализированных подразделений ВДА, укомплектованных профессиональными и компетентными сотрудниками, и затратами, которые связаны с рисками, порождаемыми вследствие отсутствия такого подразделения, в среднесрочной и долгосрочной перспективе. |
| While the Inspector welcomes the economic reasoning behind this approach, the risk is high that a system built in this way would not comply with the RAM requirements contained in this report and would, in fact, turn out to be costly in the long run. | Хотя Инспектор приветствует экономические доводы в пользу данного подхода, велик риск того, что созданная таким образом система не будет соответствовать требованиям к ВДА, которые содержатся в настоящем докладе, а приведет к еще большим затратам в долгосрочной перспективе. |
| Again, RAM programmes are key elements for conducting digitization projects: a first step should be a full review of the relevant files (inventorying, archiving or disposing of paper documents according to their retention period) in order to identify and scan the most relevant ones. | И здесь программы ВДА играют ключевую роль в осуществлении проектов по оцифровке: первым шагом должен стать обзор существующих документов (инвентаризация, передача в архив или уничтожение бумажных документов в соответствии с их сроками хранения), для того чтобы определить и отсканировать самые значимые из них. |
| The way RAM issues are currently addressed in the United Nations entities is a striking example of a "silo syndrome" and a lack of a corporate multidisciplinary and collaborative approach in the organizational culture that would imply more mutual respect than pyramidal competing authorities. | То, каким образом в настоящее время вопросы ВДА решаются в структурах Организации Объединенных Наций, является ярким примером "синдрома обособленности" и отсутствия в организационной культуре корпоративного многодисциплинарного и совместного подхода, который предполагал бы скорее взаимное уважение, нежели пирамидальное соперничество между руководящими лицами. |
| RAM functions and responsibilities are exercised by several units such as the Executive Secretary's Office, the ICTS team, the Hernan Santa Cruz Library, the Procurement Section and others. | Функции и обязанности по ВДА выполняют несколько подразделений, таких как Управление исполнительного секретаря, группы СИКТ, Библиотека Эрнан Санта Крус, Секция закупок и другие |
| The RAM policies of UNDP, UNFPA and UN-Women lack a consolidated set of criteria to decide upon and support implementation of classification and restriction. | в ПРООН, ЮНФПА и структуре "ООН-Женщины" политика в области ВДА страдает отсутствием единого набора критериев для классификации документов и определения ограничений в отношении доступа к ним. |
| The Inspector learned of several decisions to downsize or dismantle dedicated RAM units in recent years, including at WFP in 2007 and UNICEF in 2011, as a consequence of typical broader budget cuts and decisions to prioritize operations. | Инспектор узнал о некоторых решениях по сокращению персонала или расформированию специализированных подразделений ВДА, принятых в последние годы, в том числе ВПП в 2007 году и ЮНИСЕФ в 2011 году, вследствие типичного более широкого сокращения бюджетных расходов и решений, определяющих порядок приоритетности различных видов деятельности. |
| RAM is based on the organization of information and compliance rules while IT focuses on technical and operational effectiveness, and knowledge management and knowledge sharing deals with the capture, dissemination and updating of key concepts and lessons learned. | ВДА основано на организации информации и правилах соблюдения, в сфере ИТ основное внимание уделяется технической и оперативной эффективности, а управление и обмен знаниями предполагает определение, распространение и обновление ключевых концепций и извлеченных уроков. |
| The Working Group on Archives and Records Management of the Common Services Management Team in Nairobi was established in February 2011 with the objective of assisting United Nations entities in Nairobi with their RAM programmes. | Рабочая группа по ведению архивов и документации Группы по управлению общим обслуживанием в Найроби была создана в феврале 2011 года с целью оказания содействия организациям и структурам Организации Объединенных Наций в работе с их программами в области ВДА. |
| RAM functions and responsibilities are exercised by several divisions, such as the divisions of human resources, supply, information technology and financial and administrative management. | Функции и обязанности по ВДА выполняют различные отделы, в частности отделы по управлению людскими ресурсами, снабжению, информационным технологиям и финансовому и административному управлению |
| Based on the content analysis of the policies and the inputs provided during interviews, the Inspector studied the roles and responsibilities assigned by the respective policy documents to various stakeholders involved in RAM processes. There are two emerging models: | Опираясь на результаты анализа действующих нормативных положений и информации, полученной от респондентов, Инспектор изучил функции и обязанности, возложенные, согласно соответствующим нормативным документам, на различных участников процессов, связанных с ВДА, и пришел к выводу, что существует две модели: |
| It presents the set of criteria used for the assessment of the entities placed on two axes: the RAM regulatory framework (axis 1) and the RAM practices (axis 2) of respective entities. | В нем изложен ряд критериев, используемых для оценки организаций и структур по двум элементам: нормативно-правовая база ВДА (элемент 1) и практика ВДА (элемент 2) соответствующих организаций и структур. |
| The RAM unit is often disconnected from the knowledge management unit in the organizational structure while RAM should be an area of common endeavour. | на уровне организационной структуры подразделение ВДА и подразделение по управлению знаниями часто работают отдельно друг от друга, хотя ВДА должно быть областью общих усилий; |
| The JIU survey showed that informal learning paths, such as on-the-job training, personal initiatives and advice from colleagues are the most common ways of developing knowledge about RAM principles and procedures. | Опрос ОИГ показал, что неофициальные способы получения знаний, такие как обучение на рабочем месте, личная инициатива или советы коллег, являются самыми распространенными при усвоении принципов и процедур ВДА. |
| There are various considerations to keep in mind while assessing the potential benefits of enhanced RAM, such as the personnel needed and the costs of physical storage and maintenance, licensing and training for IT applications, electronic storage, migrating and emulating digital items. | При оценке потенциальных выгод усовершенствованной системы ВДА необходимо учитывать различные факторы, такие как необходимый персонал и расходы на физическое хранение и материально-техническое обеспечение, лицензии и учебная подготовка по использованию ИТ-приложений, электронное хранение, перемещение и эмуляция цифровых документов. |
| A desk review of relevant policy documents available in the public domain (internet and intranet sites of the entities covered, specialized professional associations and vendors) on RAM and related issues. | изучения имеющихся в открытом доступе (в Интернете и на интранет-сайтах обследованных организаций и структур, специализированных профессиональных ассоциаций и поставщиков) нормативных документов, касающихся ВДА и смежных вопросов; |