Как научиться писать деловое письмо на английском языке

В наших современных реалиях электронная почта является быстрым и удобным способом пересылки ежедневных деловых сообщений. Со временем понизился спрос на традиционные бумажные письма. Однако переход от первобытных способов передачи информации к более модернизированным – процесс не из легких.

Когда потенциальный работник устраивается на работу, от него требуют написать сопроводительное письмо для своего резюме, установить контакт с потенциальным employer (работодателем) или, например, оформить жалобу в пенсионный фонд. Также, тщательно составленное письмо на бланке может стать мощным средством для коммуникации.

Содержание:

• Типы деловых писем
• Стиль официального письма
• Структура делового письма

Чтобы убедиться, что вы пишете максимально профессиональное и эффективное письмо, используйте формат и шаблон делового письма, указанные ниже, и следуйте этим основным правилам написания деловых писем.

Типы деловых писем

Существуют 7 наиболее часто используемых типов деловых писем:

1. Cover letters – сопроводительные письма. Сопроводительное письмо – это некое поясняющее письмо к прилагающимся документам (чаще всего используется при подаче резюме). Это письмо используется, чтобы раскрыть свою личность, описать свой интерес к компании и свои квалификационные навыки.
2. Letters of recommendation – рекомендательные письма. Рекомендательное письмо пишется от второго лица, которое может подтвердить квалификацию и трудовую этику профессионала. Оно может усилить ходатайство (официальную просьбу) о приеме на работу, получение высшего образования или другой профессиональной возможности.
3. Follow-up letters – письмо-напоминание. Письмо-напоминание предназначено для вежливого и корректного обращения в специальные государственные службы и не только, чтобы напомнить о своих вопросах.
4. Offer letters – письма-предложения – это официальное предложение о работе, в котором описаны конкретные условия должности.
5. Sales letters – рекламные (маркетинговые письма). Цель рекламного письма – представить клиенту услугу или продукт. Специалисты по продажам часто используют эти письма при установлении новых контактов с потенциальными покупателями или укреплении отношений с постоянными клиентами.
6. Complaint Letters – письма-жалобы. Претензии к качеству приобретённого товара или услуги. Например: обслуживание персонала в элитном кафе вас не устроило.
7. Congratulation Letter – письмо-поздравление. Поздравительное письмо на английском языке составляется лишь с одной целью – разделить радость получателя и выразить второй стороне личное поздравление.

Стиль официального письма

В деловых переписках важно помнить об общепринятых языковых нормах и не позволять себе «панибратства».

Общие правила:

1. Стараться не использовать арготизмы (жаргонизмы), сленги, со-кращения и эмоциональные слова.
2. Тон должен быть формальным и деловым. Обращаться к адресату с уважением.
3. Избегайте объемных, но бессмысленных грамматических конструкций. И помните, что краткость – сестра таланта.
4. Применяйте модальные глаголы для придания речи более вежливого тона.
5. Устраните в деловом письме нелогичность и обрывистость предло-жений.

Структура делового письма

"Другой язык — это другое видение жизни". - Федерико Феллини. Английский язык разнообразен различными правилами, которым стоит следовать при написании делового письма. Главное: писать ясно, четко и по теме.

Примерная структура делового письма чаще всего выглядит так:

1. Заголовок (The Heading)
2. Имя и адрес получателя (Name and address of recipient)
3. Дата (Date)
4. Ссылка (Reference)
5. Приветствие (Greeting)
6. Основная часть (Body)
7. Заключительная часть (Closing)
8. Подпись (Signature)
9. Инициалы отправителя (Typist initials)
10. Приложения (Enclosures)

Заголовок (The Heading) и Дата (Date)

Заголовок содержит обратный адрес с датой в последней строке. Иногда необходимо добавить строку перед датой с номером телефона, номером факса или адресом электронной почты.

Часто между адресом и датой пропускается строка. Также убедитесь, что заголовок находится на левом поле.

Например:

Ms. Jane Doe

543 Washington St

Marquette, MI 49855

Tel:

Fax:

Email:

February 28, 2020

Имя и адрес получателя (Name and address of recipient)

Все деловые письма должны содержать адрес получателя, который также называется внутренний адрес и находится в верхней части письма на одну строку выше даты.

Включите полное имя отправителя, если вы его знаете, а также название компании, город и почтовый индекс.

Ссылка (Reference)

Под reference обычно подразумевается ссылка на предыдущую корреспонденцию или как вы узнали об этом получатели и почему решили написать это письмо? Если вы уже получали это письмо от человека, то вы можете взять такой пример: «…with reference to your letter of 9 September, I…».

Приветствие (Greeting)

Приветствие в деловом письме всегда носит формальный характер.

Приветствие делится на 2 категории:

• обращение к знакомому человеку: Mr/Ms или Mrs;
• обращение к незнакомому человеку: Dear Sir/ Madam.

Как правило, приветствие указывают в левом углу после заголовка.

Основная часть (Body)

Основная часть несет всю идею и ключевую мысль письма. По сути, идет просто объяснение того, что вы пишете, какую ключевую мысль и идею вы хотите изложить.

Структура: указываем через два интервала после salutation (приветствие). В основном в официальном письме выделяют три абзаца, которые, как правило, выражает четко сформулированную законченную мысль. Письмо должно быть ёмким, связным и понятным.

В деловом письме лучше использовать не длинные, которые будут чередоваться со сложными конструкциями или предложениями. В деловых письмах широко употребляются формы Passive (или пассивного залога глаголов).

Важно знать, в деловом письме не используются восклицательные знаки (!).

Заключительная часть (Closing)

В заключительной употребляются следующие формы или конструкции вежливости: Yours Truly, Sincerely, Sincerely Yours, Yours sincerely… После заключительной формулы вежливости ставится запятая!

Подпись (Signature)

Подпись может быть такой же простой, как написание вашего имени, или как сложной, включая ваши учетные данные и сертификаты. То, как вы подпишете деловое письмо, также будет зависеть от ваших текущих отношений с читателем.

Пропустите как минимум четыре строки для того, чтобы поставить подпись, а затем введите имя, которое нужно подписать. Женщины могут поставить свой статус (Ms., Mrs., Miss…). Подпись должна быть выделена синими или черными чернилами.

Инициалы отправителя (Typist initials)

Инициалы указываются в нижней части делового письма. Они вклю-чают инициалы автора письма заглавными буквами, за которыми следует косая черта (slash mar k) или двоеточие (colon), а инициалы того, кто печатал письмо в нижнем регистре.

Приложения (Enclosures)

Приложения к письму играет важную роль: оно напоминает получателям, что в письмо были включены дополнительные элементы. Даже если вы отправляете электронное письмо, а не написанное от руки, было бы полезно включить вложения электронной почты с помощью аббревиатуры Enc (Enclosures).